1. Versammlungsrecht

2. Sitzungstechnik

3. Die Geschäftsordnung

4. Wie behandelt ein Vorsitzender seine Sitzungsteilnehmer

1. Versammlungsrecht

1. Raum und Sitzordnung

·         Zentrale Lage

·         Größe des Raumes (Atmosphäre)

·         Belüftung

·         Sitzordnung

o        Jahreshauptversammlung

o        Vorstandssitzung

2. Hilfsmittel

·         Mikrofon

·         Rednerpult

·         Overhead‑Projektor, Diaprojektor, etc.

·         Tafel, Schaubilder.

·         Schriftliche Berichte

3. Einladung

·         Fristen ‑ Satzung

·         Wie wird eingeladen? ‑ Satzung.

·         Tagesordnung

o       vollständige Angaben

o       (Zeitpunkt, Ort, Teilnehmerkreis, Dauer)

o       Saubere Gliederung der TO

o       Informationsmaterial beifügen

o       Nicht zu viele Tagesordnungspunkte (TOP) auf die TO
     (sonst Überforderung der Teilnehmer)

o       Wichtige Punkte an den Anfang der TO (Taktische Spielereien)

o       Genehmigung des Protokolls (Verlesung, schriftliche Vorlage)

o       TOP mit Vortrag von Sachverständigen an den Anfang

o       Punkt Verschiedenes vermeiden, s. § 32 BGB

1.   Veranstalter

= wer zur Versammlung einlädt.

2.   Leiter

= regelt den Ablauf der Versammlung.

3.   Eröffnung

‑ Begrüßung

‑ Feststellung der Frist und formgemäße Einlieferung

‑ Genehmigung der Tagesordnung

‑ Zeitlicher Rahmen

4.   Behandlung der Tagesordnungspunkte

4.1    Formulierung des Beratungsziels

- was soll gemacht werden

- was kostet das

- was ist zu tun

- wer soll es tun

4.2  Sammeln von Informationen

- Schriftliche Vorlage

- Kurzreferat

- Bilanz

4.3  Diskussion

- Ziel
   - Meinungen und Informationen auszutauschen
   - dann zur mehrheitlichen Entscheidung kommen

Ablauf der Diskussion:

a)       Der Diskussionsleiter muss alle Teilnehmer im Blickfeld haben. Jeder Teilnehmer hat das
      Recht, dass seine Wortmeldung berücksichtigt wird.

b)       Die Reihenfolge der Wortmeldungen wird in einer Rednerliste festgehalten. Evtl. Redezeit
      beschränken.

c)       Der Diskussionsleiter regelt den Ablauf der Diskussion.

- Kein Lob und Tadel.

- Toleranz hervorheben.

- Wesentliche Wortbeiträge markieren (da Fortschritt in der Meinungsbildung)

d)       Persönliche Angriffe untersagen. Diskussionsleiter ist "Schiedsrichter". Geschäftsordnung
      kann "Strafen" vorsehen ‑ Ordnungsruf, Entzug des Wortes, Verweisung aus dem Raum.

e)       Keine eigene Meinung am Anfang der Diskussion.

- Der Disk.Leiter soll die Diskussion fördern, nicht durch eigene Meinungen einengen.

e)       Ablauf

Bekanntgabe des TOP ( 1/10 Beratungsziel)

Antragsteller begründet den Auftrag ( 2/10 Information)

Diskussion  ( 5/10 Beratung)

Beschlussfassung ( 2/10 Ergebnis)

5.   Anträge zur Geschäftsordnung

Ziele:‑        

- Schluss der Debatte

- Begrenzung der Redezeit

- Schließung der Rednerliste

- Unterbrechung der Sitzung

- Vertagung

- Antrag auf Abstimmung

·         Der Sitzungsteilnehmer signalisiert durch Handzeichen, dass er zur Geschäftsordnung
      sprechen will.

·         Der gerade zur Sache Sprechende darf ausreden, dann kann der Antrag zur Geschäfts
      -ordnung gestellt werden. Erfolgt keine Gegenrede, ist der Antrag angenommen. Spricht
      jemand gegen den Antrag, muss abgestimmt werden.

·         "Antrag auf Schluss der Debatte" und "Schließung der Rednerliste" kann nur von einem
      Sitzungsteilnehmer gestellt werden, der noch nicht zur Sache gesprochen hat. Es ist
      zweckmäßig, vor der Abstimmung die Rednerliste zu verlesen.

6.   Abstimmungen

·         Die TOP werden durch eine Abstimmung abgeschlossen.

·         Der Antrag ist genau zu formulieren.

Er muss so gehalten sein, dass man mit "ja" oder mit "nein" abstimmen kann.

·         Liegen mehrere Anträge vor, ist über den weitgehenden zuerst abzustimmen.

·         Vor Beginn der Abstimmung Stimmberechtigte feststellen (Achtung ‑ Satzung, Geschäfts-
      ordnung)

·         Unterschied = anwesende und abgegebene Stimmen

Beispiel:          

JA‑Stimmen      =            5

Nein‑Stimmen   =            4

Enthaltungen     =            3

Stimmen           =          12

Anwesende = Antrag abgelehnt (5 von 12)

Abgegebene Stimme = Antrag angenommen

Enthaltungen und ungültige Stimmen zählen als nicht abgegeben.

·         Bei komplexen Tagesordnungspunkten Einzelpunkte gesondert abstimmen.

1. Kritische Betrachtung

2. Durchführung

2.  Sitzungstechnik

Vorbereitung und Leitung von Sitzungen, Behandlung von Aufträgen, Abstimmungen, etc.

1. Überlegungen vor Einberufung einer Sitzung:

1.1     Wann?          (Tag und Zeit)

1.2     Wo?              (Raum)

1.3     Wer?             (Teilnehmerkreis)

1.4     Welche Punkte sollen behandelt werden?        (Tagesordnung)

Zu 1.1

Da es sich in der Regel um ehrenamtliche Teilnehmer handelt, sollte eine Sitzung / Versammlung in den Abendstunden oder an Sonn‑ und Feiertagen stattfinden. Zu beachten sind Sportveranstaltungen und Krimizeiten.

Zu 1.2

Der Sitzungsraum muss groß genug sein und einen ungestörten Ablauf garantieren. Die Sitzordnung sollte so gewählt werden, dass jeder jeden sehen kann (face to face Kommunikation). Ein Verzehrzwang z.B. in Gaststätten, sollte vermieden werden.

Zu 1.3

Der Teilnehmerkreis ist durch die Satzung festgelegt. (Vorstandsmitglieder, Vereinsmitglieder, etc.) oder wird gesondert gebildet (z.B. Festausschuss).

Zu 1.4

Damit der Teilnehmer mit der Einladung erfährt, welche Punkte behandelt werden sollen, ist es unumgänglich, eine ausführliche Tagesordnung zu übersenden. Sitzungen sollten von der Tagesordnung her so strukturiert sein, dass schwierige Probleme ins erste Drittel der Sitzung, zeitraubende Punkte ins letzte Drittel und leicht zu lösende Probleme ins mittlere Drittel, gelegt werden. Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) sind Vereinsbeschlüsse nichtig, wenn in der Einladung (Tagesordnung) der Gegenstand der Beschlussfassung nicht oder nur unzureichend bezeichnet war. Dies gilt für "Verschiedenes". Es wird deshalb empfohlen, diesen Tagesordnungspunkt zu Beginn der Sitzung zu ergänzen.

Für die Vorbereitung einer Sitzung empfiehlt sich folgender Zeitplan:

- Termin festlegen,

- Raum bestellen,

- Einladung schreiben,   

- Tagesordnung zusammenstellen.     

10.                                          18.                                        28.

Vorbereitungsbeginn                  Unterlagen versenden             Sitzungstermin

2.   Aufgaben des Sitzungs‑ oder Versammlungsleiters:

‑     er soll die Teilnehmer unter demokratischen Spielregeln zur Zusammenarbeit ermuntern;

‑     er muss das Fortschreiten der Verhandlungen beobachten und fördern.

Folgende Verfahrensweisen haben sich dabei als gut und richtig erwiesen:

1.   Begrüßung

2.   Eröffnung

      Ordnungsmäßigkeit der Einberufung und der Stimmberechtigung prüfen

3.   Tagesordnung

      Bekanntgabe

      Entgegennahme von Einsprüchen oder Änderungsanträgen

      Abstimmung über die Tagesordnung

      Über Einsprüche der Tagesordnung entscheidet die Versammlung über einfache Mehrheit.

      Dringlichkeitsanträge (Probleme, die nicht auf der Tagesordnung stehen benötigen eine
      zwei/drittel‑Mehrheit der Teilnehmer.)

Jeder Tagesordnungspunkt gliedert sich in der Regel in vier Teile:

1. Formulierung des Beratungszieles

2. Sammeln der Informationen und Meinungen

3. Diskussion (Beratung des Problems)

4. Beschluss

2.1  Um die Zusammenarbeit der Sitzungsteilnehmer zu fördern, sollte der

 Leiter folgendes beachten:

·         alle Teilnehmer im Blickfeld haben

·         Wortmeldungen notieren

·         Gesprächsbeiträge nicht zensieren

·         mit der eigenen Meinung nicht zu früh herausrücken

·         persönliche Angriffe verbieten.

Das Führen einer Rednerliste ist unbedingt erforderlich. Diese Aufgabe kann auch delegiert werden. Da der Sitzungsleiter völlig neutral sein sollte, muss er sich selbst ebenfalls in die Rednerliste eintragen bzw. eintragen lassen. Zur Beschleunigung des Verhandlungsverlaufes sollte der Sitzungsleiter folgendes beachten:

·         Ziel genau beschreiben

·         verschiedene Beiträge zu Zwischenergebnissen zusammenfassen

·         Teilnehmer bei der Sache halten

·         Zeit einteilen und Abstimmungen leiten.

3.   Anträge:

a)   Anträge zur Sache

     z.B. Fußbälle sollen gekauft werden, Beitragserhöhung etc.

b)   Anträge zur Geschäftsordnung.

Die häufigsten Geschäftsordnungsanträge sind:

Begrenzung der Redezeit

Schluss der Debatte

Schließung der Rednerliste

Unterbrechung der Sitzung

Vertagung

Wer sich zur Sache, d.h. zu einem Tagesordnungspunkt melden will, hebt eine Hand, wer einen Antrag zur Geschäftsordnung stellen will, hebt beide Hände. Vor Abstimmung über den Geschäftsordnungsantrag erhält jeweils ein Redner für oder gegen den Antrag das Wort.

Aufgaben des Sitzungsleiters, wenn ein Antrag zur Geschäftsordnung gestellt wurde:

·         Antrag zur Geschäftsordnung wurde gestellt

·         Redner zur Sache aussprechen lassen

·         ein Redner spricht für den Go‑Antrag

·         ein Redner spricht gegen den Go‑Antrag

·         Abstimmung über den Go‑Antrag

·         Bei Zustimmung ‑ Ausführung

·         Bei Ablehnung ‑ weiter in der Tagesordnung.

4.   Abstimmung

Abstimmungen zu Sachanträgen werden durch Handaufheben und wenn die Satzung es nicht anders vorschreibt, mit einfacher Stimmenmehrheit gefasst. Wahlen werden in der Regel geheim (mit Stimmzettel) durchgeführt. Satzungsänderungen dürfen nur von der Mitgliederversammlung (2/3 oder 3/4 Mehrheit) beschlossen werden und müssen auf der Tagesordnung vorher angekündigt worden sein.

Lieben mehrere Sachanträge vor, wird zuerst über den weitgehenden abgestimmt. Jede Abstimmung geht von der gleichen Anzahl der Stimmberechtigten aus. Eine Abstimmung muss so formuliert werden, dass sie mit JA oder NEIN beantwortet werden kann. Grundsätzlich sind zuerst die "JA‑Stimmen", dann die "NEIN‑Stimmen" und schließlich die Stimmenthaltungen, zu zählen.

5.   Ein Sitzungsleiter sollte daher möglichst über folgende Eigenschaften verfügen:

1.       Er soll die Spielregeln der Leitung einer Sitzung kennen.

2.       Er muss unbedingt unparteiisch sein.

3.       Er sollte sachlich und zurückhaltend sein.

4.       Er muss die Teilnehmer zur Zusammenarbeit anregen und ermuntern.

5.       Bisweilen muss er klärend eingreifen.

6.       Er sollte stets den Stand der Verhandlung erkennen.

7.       Dazu muss er frei reden können.

8.       Er sollte Menschenkenntnis haben und Vorgänge in der Gruppe aufspüren können.

9.       Alle diese Aufgaben löst er leichter, wenn er Humor hat.

Literatur

Roland Geltz 'Sitzungen'            ‑ gründlich vorbereiten -

                                               ‑ erfolgreich leiten ‑

Herausgeber: Würtembergischer Fußballverband e.V.

3.  GESCHÄFTSORDNUNG

1. Allgemeine Hinweise

·         immer genau zu‑ und hinhören, das setzt Konzentration voraus!

·         gestellte Anträge genau lesen bzw. Inhalt sorgfältig klarmachen

·         mit GO wirklich vertraut machen, sonst im Hintertreffen!

·         Rednerliste sauber führen

·         Anträge vor Abstimmung wiederholen oder vorlesen (wenn nicht zu lang), längere Anträge
      schriftlich vorlegen

·         in Ruhe diskutieren oder debattieren! Keine Hektik!

2. Sinn und Zweck der GO

·         sie dient nicht unmittelbar der Sachdiskussion oder der Sachdebatte, klärt nicht Sach-
      inhalte oder Sachprobleme

·         ermöglicht ordnungsgemäßen, disziplinierten Ablauf unter gerechten und zumutbaren
      Bedingungen

·         Vermeidung von Benachteiligungen oder Bevorteilungen einzelner Redner, Gruppen,
      Parteien, Fraktionen.

3. Versammlungstechnische Behandlung von GO‑Anträgen

·         GO‑Anträge unterbrechen die Sachdiskussion bzw. Sachdebatte; sofort behandeln

(den gerade "agierenden" Redner aber seinen Beitrag beenden lassen, nicht das Wort abschneiden!)

·         Möglichkeit der Stellungnahme zum GO‑Antrag (aber keine zwingende
      Verfahrensvorschrift!):

-  ein Redner dafür

-  ein Redner dagegen

·         Entscheidung über den GO‑Antrag:

o        Antrag angenommen, wenn keiner dagegen spricht

o        (Formel: "Spricht jemand gegen den. Antrag?")

o        Abstimmung

(Formeln:           1. "Wer stimmt für den Antrag?"

                         2. "Wer stimmt gegen den Antrag?"

                         3. "Wer enthält sich der Stimme?")

-  Frageformeln 2 und 3 können entfallen, wenn sich nach der Frageformel 1 bereits eine
   eindeutige Mehrheit ergibt!

-  wenn die eindeutige Mehrheit von e i n e m Teilnehmer bezweifelt wird, muss nach Frage 1
   bis 3 genau ausgezählt werden.

4. Inhalte und Gegenstände von GO‑Anträgen

·         Feststellung der Beschlussfähigkeit

·         Vertagung

·         befristete Unterbrechung der Sitzung  

·         Nichtbefassung oder Vertagung eines Tagesordnungspunktes (TOP)

·         Überweisung an einen Ausschuss      

·         hierzu möglich:

1.       Auftrag an den Ausschuss formulieren

2.       Vorsitzenden bestimmen oder wählen

3.       Zahl der Ausschussmitglieder festlegen oder Ausschuss genau personell
      (namentlich) fixieren

·         Schluss der Diskussion (der Debatte)

·         Schluss der Rednerliste

·         Schluss der Kandidatenliste (vor Wahlen)

·         Beschränkung / Festlegung der Redezeit

·         Art der Abstimmung:
      z.B. geheime, öffentliche, namentliche etc. Abstimmung

·         Veränderung, Umstellung, Ergänzung der Tagesordnung
      (hierzu notwendig: 2/3 Mehrheit)

·         Wiederaufnahme der Sachdiskussion (der Sachdebatte)

·         ergänzende Behandlung eines bereits erledigten TOP

·         Wahlmodus

·         Auszählungsmodus

·         Geheimhaltung eines TOP

·         Geheimhaltung von Beschlüssen

5. "Faule Tricks" und Manipulationsmöglichkeiten mit der GO

·         Überfütterung einer Versammlung mit GO‑Anträgen oder stete wiederholte Antragstellung
      des gleichen GO‑Antrags

·         wichtige Anträge verspätet (letzte TOP) oder "harmlos" platzieren

·         z.B. unter TOP "Verschiedenes"

·         zu bestimmten Abstimmungen Wahltruppen mit einem bestimmten vorher festgelegten
      Wahlverhalten organisieren und mobilisieren und in die Versammlung einschleusen

·         einseitige (nicht unbedingt falsche) Informationen durch Vorstand, Ausschusssprecher
      oder "Experten"

·         gegnerische Leute möglichst stets v o r den eigenen Leuten platzieren
      (der letzte Eindruck, der letzte Sachbeitrag bleiben besser im Gedächtnis)

·         unliebsame Leute mit Kommissionen, Ausschüssen, "Sonderaufträgen", Zusatzaufgaben,
      Organisationsproblemen ganz oder teilweise eliminieren

·         Absprachen oder Versprechungen für ein bestimmtes Wahl‑ bzw. Wahlverhalten.

4.  Wie behandelt ein Vorsitzender seine Sitzungsteilnehmer?

1.       Der Streitsüchtige:  Bleibe ruhig, lass dich nicht ein mit ihm. Hindere ihn daran, die
      Diskussion an sich zu reißen.

2.       Der Positive:  Eine große. Hilfe in der Diskussion. Lasse ihn häufig zu Wort kommen.

3.       Der Alleswisser:  Die anderen Teilnehmer sollen sich mit seinen Theorien
      auseinandersetzen.

4.       Der Geschwätzige:  Unterbrich ihn taktvoll. Beschränke seine Redezeit.

5.       Der Schüchterne:  Stelle ihm leichte Fragen. Stärke sein Selbstbe­wusstsein. Gib ihm
      eine Chance.

6.       Der Unkollegiale, Widerborstige:  Kitzle seinen Ehrgeiz. Anerkenne sein Wissen und
      seine Erfahrung und nutze sie aus.

7.       Der Dickhäutige:  Frage ihn über seine Arbeit aus. Er soll ihn interessierende Beispiele
      aus seiner Tätigkeit erzählen.

8.       Der Überhebliche:  Kritisiere ihn nicht. Wende die "Ja, aber Technik" an.

9.       Der ewige Frager:  Er versucht, den Vorsitzenden in eine Falle zu locken. Gib seine
      Fragen an die Teilnehmer weiter.